Documento Descriptivo

Sistema de información para colegios / CSI

CSI es una herramienta administrativa y educativa orientada a la web, de manera que los usuarios puedan administrar la información académica, sirviendo de ayuda en la toma de decisiones.

CSI nace de un proceso académico en el cual se pretende desarrollar un proyecto en su totalidad, que  brinde una solución a una problemática o situación específica.

El sistema busca vincular dos disciplinas; Ingeniera en Sistemas y diseño Visual; volviendo el proyecto Interdisciplinar y desde estas dos, buscar una solución óptima en el desarrollo del mismo.

Aunque estos tipos de sistemas ya están integrados en nuestro contexto educativo; su navegación y entendimiento de interface, es un poco compleja y rigurosa para un alumno, incluso docente; para ello se enfocó el desarrollo del proyecto en solucionar estas premisas.

En su primera etapa, CSI sigue una metodología de investigación, para contextualizarnos como desarrolladores, en el campo que nos estábamos enfrentando, como actuar y que resultados pretender.

Al momento de automatizar la información de un plantel educativo, la manera de llegar a ella cambia totalmente, como la forma de percibirla, entenderla, analizar y apropiarnos de la misma; CSI se enfoca en estos aspectos y empieza su desarrollo técnico con estos parámetros claros y resueltos en su etapa investigativa.

En la web se ha hecho uso de herramientas administrativas, pero cada una de ellas tiene sus pros y contras; dependiendo de la finalidad de la misma, se tuvieron en cuenta y analizaron CMS o gestores de contenidos como Wordpress, Moodle y Joomla.

Según nuestro proyecto, necesidades y nivel de control en cuanto a herramienta y diseño, CSI decidido optar por implementar su estructura en Joomla, ya que a nivel de jerarquía de usuarios, seguridad, adaptación de diseños y creación de plantillas, tiene un dominio total, incluyendo sus servicios para sus usuarios como Comunidades virtuales con perfiles muy avanzados, Galería de imágenes, Galería de vídeos, Directorios, Calendarios, Boletín de noticias, Gestores de descargas, Multilenguaje, Foros integrados; todo esto pudiéndose lograr en la misma comunidad creada, usando el mismo acceso como usuario.

Con el CMS elegido, empezamos a observar y a aprender la herramienta como tal; se hizo el diseño de las interfaces, diagramación, botonera y módulos, para empezar a integrarla a Joomla.

A pesar de todas la posibilidades que nos brinda la herramienta, su curva de aprendizaje no es tan corta, ni fácil; empezamos con algunos inconveniente en la diagramación, tal cual como se quería en la propuesta de diseño.  Joomla es un CMS que usa programación o estilo CSS, PHP e integra HTML O XHTML, según la necesidad; pero en si la esencia de la plataforma es CSS y PHP.

Creamos un local host en nuestro Pc para hacer pruebas, le integramos Joomla, y comenzamos con identificar la interface, que hace, como lo hace y cuál es la manera de incorporar las guías de estilos o interfaces propuestas al sistema.

Tras caer en varios errores e intentos fallidos, pudimos integrar nuestros diseños de interface al sistema, creándolas en Dreamweaver, diferenciando sus módulos y estructura; luego modificando el código en CSS e integrando estos a la estructura de una plantilla para Joomla, dependiendo de la versión que utilizáramos de la plataforma, la plantilla lleva unos protocolos predefinidos, unos archivos indispensables y ya todas las imágenes y código CSS y PHP que la conforman; esto se comprime en un .ZIP y se instala desde Joomla, quedando incorporado al sistema.

El proceso anterior también se puede hacer solo con código CSS alterando alguna de las plantillas que vienen predeterminadas en este CMS; aunque es un poco más difícil y complicado, pero el resultado es el mismo, solo es hacer uso de un buen editor CSS.

Con esto resuelto empezamos con la implementación de sistema en profundidad. Se optó como Sistema Operativo, Linux, ya que a nivel de seguridad y permisos, tiene una superioridad con los demás, además es libre; en cuanto a Joomla se optó por la última versión estable, la cual fue la 1.6.3, cabe recordar que Joomla también es software libre.

Como segundo paso, se integraron las plantillas en nuestro sistema, ya diseñadas; aunque en este paso, el Linux nos dificulto un poco la integración y toco cambiar y organizar el código con más profundidad, pero manteniendo en su mayor parte el diseño propuesto, creándola la plantilla desde Joomla; aunque gracias a esto tenemos más control desde la plataforma.

Se integraron los módulos y se acoplaron a cada interface, un poco dispendioso en cuanto a la estructura y tamaño.  Se integran las secciones, categorías y artículos, para cada módulo.

Joomla maneja su información con una estructura la cual está integrada en secciones, las cuales integran categorías y en las cuales se integran los artículos; un ejemplo un poco más comprensible sería: En nuestro Site hay un módulo en el cual tenemos una sección llamada actualidad; dentro de esta, hay dos categorías cuyos nombres son noticias de interés y noticias varias y dentro de estas categorías en donde ubicaríamos nuestros artículos con la información requerida.

Dependiendo del módulo, también ubicamos las extensiones de Joomla, como lo son un buscador, un chat, usuario contraseña o una galería de fotos o eventos.

Luego se prosiguió en implementar los usuarios,  sus niveles de administración del sistema y permisos.

Un usuario normal o invitado, el cual puede navegar por todo el Site o simplemente por los contenidos que no estén restringidos y solo visibles para otro tipo de usuarios. 

Tenemos los usuarios registrados, que pueden ver sus contenidos, navegar el Site, acceder a chat o foros y publicar en ellos. 

Otra clase de usuarios, son los que tienen permisos administrativos, que pueden publicar, cambiar contenido, y dependiendo de su jerarquía, hasta cambiar las plantillas del Site y eliminar o crear nuevos artículos. 

Y ya los súper-administradores, que tienen acceso global al SITE.

Luego de acceder los permisos y niveles de usuarios, se empieza a proporcionar información a las bases de datos; Joomla emplea e integra Mysql como base de datos. 

Ya con esto listo el proyecto tiene forma y empiezan las pruebas, para buscar cualquier error y solucionarlo antes de subirlo a la web.

Con los errores resueltos, empieza la migración del servidor local a un servidor web, con ellos vienen nuevos errores y nuevas soluciones, para que funcione tal cual funciona en el servidor local.

NOTA: los datos e información del CSI, son simulados para verificar el funcionamiento del mismo; no reales y cambiaran en el momento que se integren a cada plantel educativo.

Objetivo general:

Difundir e implementar CSI, como el mejor sistema de información pensado en las instituciones educativas (colegios), por medio de una estrategia que permita mostrar las cualidades administrativas  y afectivas del sistema con los usuarios.

Objetivos específicos:

-       Enseñar y demostrar porque CSI es la mejor alternativa en la automatización de la información con un seguimiento a los clientes potenciales

-       Diseñar un plan estratégico para inaugurar y dar a conocer CSI al público objetivo.

-       Crear una relación directa, donde se forje un vínculo afectivo entre los usuarios y CSI

Justificación:

CSI ha sido creado para brindar a las instituciones educativas de primaria y secundaria, un sistema donde sus estudiantes puedan tener acceso a la información académica; pero además de eso forjen su comunidad y tengan un contacto directo y fácil con CSI.  Haciendo uso de CSI los estudiantes accederán a foros y chat, donde estarán en contacto con sus compañeros; además de eso CSI les brinda la actualidad y lo que pasa en su entorno específico, teniendo información sobre eventos, actividades y las noticias de interés.

CSI está pensado para jóvenes, donde pueden armar y organizar sus eventos y crear la publicidad para mostrarla en su espacio CSI.

Además CSI brinda a los docentes y administrativos un sistema fácil y seguro para realizar sus cargos académicos.  Los docentes también harán parte de CSI, por ende CSI está también pensado en ellos, para que hagan parte de la comunidad, tengan acceso a post de sus compañeros y fácil acceso a .la información.

Para lograr esto no se venderá un software como tal o una plataforma; CSI ofrecerá sus servicios de mantenimiento, integración del sistema, capacitación, manuales de operación, beneficios y bienestar de pertenecer a una comunidad educativa, que brindara procesos de retroalimentación e implementación de nuevas tendencias y didácticas que están en uso entre sus clientes y usuarios.

Por tanto CSI pretende demostrar la importancia y necesidad, de incorporar nuestro sistema a cada plantel, brindándoles facilidad económica y operaría, al momento de interactuar y adquirir el sistema; pero, lo más importante, asegurar la interacción y afecto entre CSI y sus usuarios; estudiantes o docentes.

Gestión y desarrollo

CSI empezara su difusión haciendo uso del marketing viral, enviando correos publicitarios a todos los clientes potenciales y usuarios potenciales; creando una campaña de integración al sistema.

En segunda medida creara un evento, donde cada plantel educativo tendrá una invitación formal a los directivos.  En el evento se brindara toda la información sobre CSI y se les entregara a cada uno un afiche y un dvd donde este de forma dinámica y en video, todo lo necesario para crear la necesidad de incorporar CSI a sus planteles; además la información suficiente para entender CSI.

CSI visitara cada plantel, mostrando sus interfaces para así describir las cualidad de las mismas; dará una capacitación de las nuevas tecnologías, como estamos en un momento de fácil acceso a ellas y como pueden incorporarlas por medio de nuestro sistema a su plantel.

Luego de estas etapas, se realizara un seguimiento consecuente; donde estemos atentos de los clientes potenciales o se deje la inquietud.

¿Porque elegirnos?

CSI brinda vínculos directos y de relación hacia los estudiantes, usuarios que conformaran el mayor porcentaje de la comunidad CSI.

CSI es un sistema web fresco, poco rígido y dinámico; donde el estudiante no sentirá la presión de acceder al sitio; en cambio lo visitara por convicción propia.

CSI es un sistema creado específicamente para los planteles educativos

Está conformado por interfaces de fácil comprensión y con una diagramación pensada para una óptima interacción con los usuarios; tanto administrativos como usuarios comunes.

Maneja precios factibles, no cobrando por el sistema, sino por los servicios que brindamos si lo adquieren; como su mantenimiento, capacitación a administradores, usuarios generales, ya sean docente o estudiantes, según la necesidad.

CSI brinda un acompañamiento y asesoría integral de cada parte del sistema, tanto para la edición de contenido como la incorporación del mismo.

CSI tiene incorporado chat y un foro que permitirán al estudiante y docente ser pro-usuarios del sistema y crear retroalimentación a cada plantel; además estos crearan poco a poco una gran comunidad educativa que forjara una relación de apropiación y afecto con CSI; permitiendo a los usuarios no visitar o estar al tanto de su plantel, de una manera obligada.

Valor agregado

Los valores que se mencionaran serán gratuitos con la implementación del sistema una única vez

A parte del sistema CSI integra:

Manual para los administrativos

Manual para usuarios en general

Capacitaciones en:

Importancia del sistema

Uso del sistema

Interacción

Servicios que este presta para los estudiantes y docente

Como acceder a la información, registrase y hacer parte de la comunidad educativa

Asesoría permanente

Servicio técnico si es necesario

Seguridad y protección de la información

Publicidad

Costos Integración CSI

La estrategia de fijación de precios tendrá una tarifa gratuita los 6 primeros meses de implementación del sistema de información, las empresas educativas privadas y públicas tendrán este tiempo para utilizar los servicios del sistema, adicionalmente se publica publicidad de acuerdo a las necesidades de usuarios de forma gratuita en este tiempo.

Después de la etapa de 6 meses  de pruebas el sistema de información tendrá un costo según la siguiente tabla.

Se debe tener en cuenta que el sistema de información es propiedad de la empresa CSI, se vendaran los servicios del sistema de información por año.

Se brindara un servicio de asesoría por empresa según las fechas pactadas, si se requiere otro tipo de asesoría, tendrá un precio de 10% del total de precio del servició básico.

La asesoría inicial del sistema no tendrá ningún precio.

Si la empresa desea requerir un servicio adicional se fijaría una tarifa del 40% del precio fijado inicialmente por la prestación del sistema en los servicios básicos. Además se establecerá un cargo fijo anual del 40% por mantenimiento de las aplicaciones básicas y adicionales.

La publicidad pacta en el sistema tendrá una vigencia de un mes por valor de $100000, todo tipo de publicidad tendrá un costo igual, con un mismo tamaño y peso en la página web.

SISTEMALEARNING  CSI	PRECIO BASICOS
servicios básicos anual	2500000
cargo Fijo anual mantenimiento	1000000
cargo Fijo anual servicio adicional	400000
publicidad pactada por mes	100000
Asesorías externas en el periodo	250000